BDP

Compte-rendu de la réunion du 3 avril 2006

Compte rendu de réunion de la commission BDP

Sujet : La gestion des tournées
Lieu : BDP Aisne
Dates : 3 et 4 avril 2006
Etaient présentes les BDP :
Aude, Rhône, Loire, Calvados, Manche, Alpes de Haute Provence, Saône et Loire, Pas-de-Calais, Pyrénées Atlantiques, Isère, Yonne, Corrèze, Aisne, Ain.

Préambule

Si la liberté de définir des priorités de développement appartient à Opsys, il nous appartient à nous de définir aussi les nôtres et de les partager avec Opsys dans un esprit de collaboration pour au final travailler avec l’outil le plus adapté au fonctionnement des BDP.

1. La gestion des tournées

La solution développée par Opsys nécessite des aménagements, car elle impose une saisie longue et fastidieuse sans de véritables contreparties.

Améliorations souhaitées :
- Créer des liens entre le module de gestion des tournées et Fotorézo pour éviter des saisies multiples et permettre l’édition d’états synthétiques associant des éléments des deux modules.
- Permettre des liens avec les logiciels de gestions d’agenda du personnel. Cette proposition ne peut être mise en place qu’au cas par cas et nécessite un développement spécifique aux vues de la diversité des logiciels de gestion d’agenda.
- Le calendrier gère à la fois des ressources humaines et des ressources matérielles. La gestion des ressources devrait être annuelle et non hebdomadaire. Gestion en année civile ou scolaire.Concernant les ressources humaines il manque la prise en compte de la présence des personnels.
- Gestion de plusieurs types de tournées.
- Construction du planning : Actuellement le logiciel ne porpose rien en ce qui concerne les dates de tournées. Il se contente de verifier les possibilités par rapport aux ressources indiquées par la bibliothèque.L’interêt de l’informatique serait que se soit le logiciel qui propose et effectue tous les calculs.
- Prochaine date de passage
- Nombre de semaine entre deux passages
- Pouvoir reporter une tournées, du 1er jour au dernier jour d’une semaine, l’avant-dernier jour et dernier jour d’une semaine du mois. (exemple avant dernier vendredi du mois)

- Le logiciel devra délivrer un message d’alarme en cas d’oubli de programmation d’une tournée ou d’un relais, d’une desserte. Le nombre de passage dans l’année pour un dépôt devrait être gérer.
- Le logiciel devra aussi permettre d’envoyer les avis de passage soit par courrier postal soit par courriel pour les bibliothèques dotées d’une adresse courriel.
- Des avis de passages différent par type de tournées.
- Sur le Web, affichage du prochain passage dans un relais quel que soit le mode de desserte (bibliobus, musibus, navette, …).
- Dans la construction du calendrier, il reste à résoudre le problème des points d’arrêt du bus (mode de gestion spécifique à certaines BDP). Sur ce point Opsys n’a pas encore trouvé de solution.
- Opsys propose une gestion des prêts soit sous forme de profil documentaire, soit sous forme de quotas de prêts ou les deux. Opsys recherche une BDP pour continuer le travail sur le module de gestion de tournée afin d’optimiser leur gestion interne. Aux vues des différences de fonctionnement d’une BDP à l’autre, les membres de la commission souhaitent que ce travail s’effectue néanmoins en collaboration avec la commission BDP et pas seulement avec une seule BDP.

2. Problèmes rencontrés avec les diverses versions

- Concernant la maintenance, Opsys répond en priorité aux problèmes bloquants. Pour les autres problèmes, Opsys conseille de prendre rendez-vous avec un interlocuteur ciblé.
- La version 160 devrait être une version de consolidation.
- Les nouvelles versions feront l’objet d’installation avec des paramétrages par défaut différents d’un type de bibliothèque à l’autre (BDP, BM, BM+réseau …)
- Suite à la nouvelle version de la recommandation 995, Opsys a développé de nouveau filtre d’exportation (disponible sur simple demande à Opsys).
- Nous avons demandé à Opsys que les modifications et les améliorations exposées lors de cette rencontre, qui n’ont pas fait l’objet d’une réponse immédiate, fassent l’objet d’un écrit qui précise leur avenir ( prochaine version, patch correctif, poubelle).

3. prochaine rencontre

La prochaine réunion de la commission BDP aura lieu courant octobre à la BDP de l’Aude (Carcassonne) .

Plusieurs thèmes ont été évoqués, le suivi des modules de gestion des expositions et des tournées, le suivi de fotorezo, la création d’un cahier des charges pour un module de gestion des formations.





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