Procédures et astuces

Export d’adresse postales

Pour des mailing papier...

Ou comment, à partir d’un panier d’emprunteur pré-sélectionnés, récupérer une liste sous Excel afin de faire un publipostage...

Pré-requis

  • Avoir constitué un panier de notices emprunteur
  • Avoir paramétré un ligdet avec les champs correspondants à l’adresse postale

Configuration utilisée

  • Aloes 1.8.0 patch 1
  • Office 2000 (on ne rigole pas !)

Procédure

  • A partir d’un panier de notices emprunteurs, on affiche le panier, on clique sur le bouton "Exporter".
  • Dans l’onglet "Bureautique", on choisit le format publipostage, le filtre paramétré (cf. explication sur le LIGDET), et l’option exporter vers Microsoft Excel.
  • Sous Excel, on enregistre le fichier obtenu qui servira de base pour le publipostage.
  • Sous Word, on utilise la procédure de publipostage avec en source de données le fichier Excel précédemment constitué...

Modification du ligdet

— > Administration -> Outils -> LIGDET
Tout d’abord, repérez le ligdet que vous voulez modifier en cliquant sur la liste déroulante. Les exemples visibles plus haut sont nommés ETIQEMPR***. Attention, la liste est longue...

Il est très fortement conseillé, avant de modifier un ligdet existant, de créer une sauvegarde ! Dans le menu fichier, choisissez "Enregistrer sous" et faites une copie de sauvegarde. (raccourci clavier : CTRL + A)

Si vous créez un LIGDET, vous pouvez reprendre ces critères :

Onglet "Général" Type de validation : pas de validation
Affichage : colonne
(on laisse vide les autres champs)
Caractère de séparation : |
Associer à la saisie des médias : emprunteur
Divers : cocher la case "verrouiller le LIGDET"
(en cas de mise à jour Aloes, votre création sera conservée, sinon, elle sera écrasée...)

Onglet "Description" Voici l’endroit où vous allez pouvoir choisir les champs exportés. Chaque ligne correspond globalement à une information comprise dans un fichier directement accessible (une notice emprunteur, une notice bibliographique) ou un fichier "caché" (les informations liées à l’abonnement d’une notice emprunteur, les données de prêt d’une notice exemplaire)

Il est possible de créer une nouvelle ligne, de la déplacer, de la supprimer avec un clic droit dans la colonne de gauche.

  • les champs listés à droite apparaîtront dans ce même ordre sur votre feuille excel
  • Détaillons une rubrique.
    • "Nom Clé" est le titre de chaque champ
    • "Entête ou début de ligne" apparaîtra en haut de votre colonne Excel
    • "No attribut ou texte" : utilité inconnue ! Je laisse à 0 (zéro)
    • "Cadrage" : la disposition du champ dans la feuille de calcul (centré, gauche...)
    • "Largeur" : détermine la largeur de la colonne d’affichage de ce champ
    • "Lecture d’un fichier" : inutilisé ici
    • "Format d’affichage" : inutilisé ici
    • "Méthode associée" : le "programme" qui sera utilisé pour aller récupérer les informations. Dans ce cas précis, nous allons utiliser soit les méthodes "APPINFOEMPR" ou "APPINFOEMPRCOUR". N’hésitez pas à cliquer sur le point d’interrogation, il propose une aide bienvenue sur les paramètres à utiliser pour chaque méthode !
    • "Paramètres" : c’est ici que l’on détermine l’information à récupérer.
    • Avec la méthode APPINFOEMPR, on peut notamment récupérer :
      • Le numéro de rue (champ 210$i) : le paramètre à rentrer est... 210$i !
    • Avec la méthode APPINFOEMPRCOUR (bien nommée, elle regroupe les critères utilisés pour le COURrier !) :
      • le nom et prénom de l’emprunteur : NOM
      • l’adresse (champ 210$a) : ADR1
      • le complément d’adresse (champ 210$b) : CADR
      • le code postal : CP
      • la ville : VILLE

Pour les informations recherchées par la même méthode, il est possible de regrouper les champs en les séparant d’un espace (ex. CP VILLE). Mais ce n’est pas forcément pratique pour un publipostage...

  • On enregistre sa création avec Fichier -> Enregister ou CTRL +S.

Paramétrage du ligdet

— > Administration -> Catalogue -> Paramètres -> Saisie des médias
C’est ici que vous allez paramétrer les différents filtres d’exportation disponibles pour chaque base (emprunteurs / documents) et type de notice (notice autorité / bibliographique) et recherche (tous emprunteurs, emprunteurs individuels...)
Il s’agit bien ici de "LIGDET" comme indiqué dans la colonne "CODE"

- Il est possible de reprendre un ligdet déjà existant que vous n’utilisez pas par ailleurs. Il me semble qu’un ligdet "Etiquettes emprunteurs" existe par défaut

  • Retour au module de prêt, au panier pré-sélectionné : l’export des notices au format publipostage, avec le filtre/ligdet modifié, en export excel, fait bien apparaître les champs désirés !
  • Pour faire un publipostage (par exemple, imprimer des enveloppes avec l’adresse), je vous renvoie vers d’autres sites très clairs :




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