Assemblée Générale

Assemblée Générale 2010

28 janvier - Compte-rendu

Ouverture de l’Assemblée Générale

par la présidente d’ADUDLO Elisabeth Derderian

Présentation du rapport moral, du rapport financier et du rapport d’activité : voir le fichier powerpoint mis en ligne

Complément concernant le rapport d’activité :

1 - Le rapport financier - Trésorière : Véronique Berthaut

- Elisabeth Derderian souligne que les frais d’activité de l’association sont supérieurs aux montants des cotisations ; nous serons donc amenés à faire des choix entre les formations, les journées d’étude ou d’autres besoins éventuels. Opsys a légèrement augmenté ses tarifs : une journée de formation en 2010 coûtera 1 000 € (si session de 2 jours sur site).

- 7 adhérents d’ADUDLO sur 148 n’ont pas réglé leur adhésion et 3 collectivités ont demandé à bénéficier de l’exonération proposée la première année d’adhésion. ADUDLO touche environ 150 clients Opsys sur 350 : beaucoup de petites communes ont des difficultés à adhérer. Un courrier a été envoyé en décembre 2009, à tous les clients non-adhérents ADUDLO afin de les inciter à nous rejoindre. L’assemblée décide de demander à Opsys l’autorisation de publier dans l’espace privé du site d’ADUDLO, la liste régulièrement mise à jour, de tous leurs clients. Elle demandera aussi à Opsys où en sont leurs travaux concernant le site d’Opsys avec un accès client restreint reprenant toutes les demandes faites à l’assistance clientèle.

2 - Rapport d’activité - Elisabeth Derderian et Sylvain Deflache

Fichier d’adhérents et liste de diffusion : Elisabeth Derderian insiste sur la limite d’efficacité de la liste de diffusion Yahoo : on ne sait jamais si tout le monde reçoit les informations et si tous les adhérents se sont inscrits sur la liste ; sur le site, seul le mail du correspondant ADUDLO de la collectivté est référencé ; sur la liste Yahoo, il n’y a pas de limite au nombre d’inscriptions par collectivité.

Formations :
- Les rapporteurs insistent sur la disparité des stagiaires, liée au problème de distance entre les collectivités et les lieux d’accueil : les besoins en formation sont difficiles à évaluer et les lieux d’accueil ne correspondent pas toujours aux attentes des adhérents de la région géographique. L’association essaie d’organiser les 2 niveaux d’administration Aloès dans le même lieu d’accueil.

- Pour suivre la formation POD avancé, il faut avoir les connaissances correspondant aux niveaux d’administration 1 à 3. Une réflexion est en cours sur l’opportunité de proposer 2 types de formation POD avancé : une pour les BM et une pour les BDP.

- La formation administration niveau 3 est désormais dispensée sur 2 jours.

- 7 sessions de formation seront proposées le 1er semestre 2010, plutôt dans l’Ouest de la France ; d’autres sessions seront programmées à l’automne : les dates sont prévues, reste à trouver des lieux d’accueil : les médiathèques de Tourcoing et d’Antibes pourraient se proposer

- Elisabeth Derderian rappelle le principe de ces formations : toute bibliothèque adhérente peut inscrire une personne par session ; les inscriptions pour 2010 seront prochainement ouvertes, soit par inscription en ligne sur le site, soit par mail au référent du CA ADUDLO.

- Elisabeth Derderian rappelle qu’une formation "débutants Aloès" à destination des nouveaux arrivants dans une collectivité a été prévue, mais le problème est de savoir qui est intéressé par cette formation et qui peut l’accueillir ?

- Les procédures et modes d’emploi du logiciel Aloès sont disponibles pour les versions 160, 170, 180 ; il reste à évaluer si les supports des formations spécialisées doivent être mis en ligne aussi, le risque étant qu’ un utilisateur n’ayant pas suivi la formation et utilisant cette documentation provoque des dysfonctionnements sur la base de sa collectivité. ADUDLO cherche à trouver un juste milieu entre le besoin de chaque client à être autonome, et ce que chacun peut attendre d’Opsys via le contrat de maintenance ; Opsys, de son côté, semble évaluer la documentation à fournir à chaque client, suivant son niveau de maîtrise du logiciel ; le problème semble un peu différent pour le POD où Opsys hésite à donner des informations dans un souci de confidentialité. L’assemblée décide donc de demander à Opsys si l’on propose les supports techniques avancés à tous les adhérents.

3 - Le site d’ADUDLO - Webmestre : Marc Guillerot ; webmestre adjoint : Damien Robillard

- un nouvel accès a été créé en cas de perte de mot de passe ou d’identifiant (l’identifiant pour accéder à l’espace privé d’ADUDLO étant le nom de la ville ou du département)

- la carte des adhérents est désormais dans l’espace public

- l’interface du portail vise à favoriser la rédaction et le travail collaboratif : tout adhérent peut rédiger un article et proposer à tous de nouvelles procédures ; l’appel à un contact est possible si un rédacteur a besoin d’aide.

- des développements sont prévus : possibilité de trier les adhérents ADUDLO par version Aloès et modules complémentaires comme le Vendangeur, Mediapsys, Polyphonie,...etc ; si accord d’Opsys, publication de la liste de tous les clients Opsys ; l’agenda et les bibliothèques adhérentes d’ADUDLO seront accessibles dans l’espace public.

3 - BDP - Michel Berthet

- Michel Berthet rappelle que cette commission est aussi ouverte aux bibliothèques municipales car Fotorezo peut les intéresser.

- Le travail sur Fotorezo est toujours en cours : les modèles sont difficiles à réaliser car Fotorezo doit refléter beaucoup de réalités différentes dans les BDP.

- La commission doit ensuite travailler sur la gestion des tournées et les éditions.

4 - Commission Portail - Sylvain Deflache

- L’association devra décider si l’on continue à proposer des formations POD avancé ou si l’on propose des journées d’échanges autour de html/css adaptés au POD et échanges d’astuces.

- Véronique Berthaut propose qu’ADUDLO étudie la possibilité de s’adresser à un autre prestataire pour mettre en place des formations html/css pour le POD.

- L’assemblée décide de demander à Opsys plus de libertés et d’échanges vers les web services.

5 - Groupe musique - Christiane Kriloff et Patrice Verrier

- Titres uniformes musicaux : suite à une récupération des TUM, Aloès ne propose aucune alerte lorsque rien n’est rattaché à un TUM.

- Lien dans l’autorité entre un TUM et l’auteur : les problèmes de lien sont réglés, mais la résolution du problème a été effectuée de manière différente suivant les sites, d’où un manque d’uniformité, actuellement, dans le paramétrage des récupérations de notices.

- Via Z3950, les liens avec les notices analytiques ne sont pas récupérés ; ils sont, en revanche, sauvegardés dans une récupération par panier, via ftp.

6 - FULBI - Jean-Paul Gaschignard

- Charte pour les transferts de données lors des changements de SIGB : suite

- Communiqué avec le Syndicat de la Librairie Française sur les bases bibliographiques

- Journée d’étude FULBI du 21 janvier 2010

- IABD (Inter-association Archivistes Bibliothécaires Documentalistes)

- CFU

Votes

Le rapport financier et le rapport d’activité sont approuvés à l’unanimité. Le tarif des adhésions est maintenu.

Elections du Conseil d’administration

Fin de mandat pour Michel Berthet et Christiane Kriloff.

Candidat pour un nouveau mandat : Michel Berthet, réélu à l’unanimité.

Rencontre avec Opsys

L’Assemblée Générale est suivie d’une rencontre avec Messieurs Thierry Ponset (PDG), Joseph Ramblas, dir. du développement et un des principaux actionnaires d’Opsys, Didier Jouve dir. commercial et Marc-Antoine Faure, en charge des réponses techniques sur les appels d’offre et spécialiste des traductions anglais/français. Voir le fichier powerpoint mis en ligne.

Thierry Ponset souligne l’importance pour eux, de l’existence du club utilisateurs, tout en regrettant d’avoir eu tardivement connaissance des questions des utilisateurs ; il s’engage à donner certaines réponses directement aux intéressés, et une réponse globale écrite à ADUDLO.

- Question sur le nombre de versions Opsys : Thierry Ponset répond qu’il y a moins de sites en versions anciennes et qu’Opsys offre la possibilité d’ajouter certaines nouvelles fonctionnalités sur des versions antérieures. A partir de la version 160, le changement de version peut être possible à distance, sans déplacement de technicien, selon les sites, c’est à dire selon les services informatiques des collectivités et selon les équipements matériels. Didier Jouve rappelle la possibilité de faire évoluer les contrats de maintenance en y intégrant 2 ou 3 jours de prestations techniques : si ces journées ne sont pas utilisées une année, elle peuvent être reportées sur l’année suivante.

- Question sur les nouveautés de la version 180 sur le POD : cette version 180 permet d’intégrer des fonctionnalités web services d’autres prestataires : l’amélioration du POD touche aussi la base de données.

- Question : qu’en est-il de l’intégration de la charte graphique sur le POD en cas de changement de version ? En cas de demande de changement de version, une étude est faite pour évaluer les besoins d’évolution de la charte graphique ; pour information, la feuille de style de la version 180 est deux fois plus longue que celle de la version 170. Opsys essaie de repérer et renseigner les différentes sections des feuilles de style standard avec des commentaires afin que les utilisateurs puissent les adapter plus aisément.

- Question : lors d’un changement de version, est-on assuré de retrouver toutes les fonctionnalités de la version précédente ? Les changement de version sont effectués dans le cadre d’une gestion de projet avec site de test, et proposition de prestation graphique si besoin.

- Question liée à la présentation d’Aquabrowser : quel en est le coût ? L’installation nécessite un serveur dédié. Tarif d’entrée : 20 000 € (pour les collectivités de moins de 50 000 habitants) Le tarif augmente ensuite par paliers de 5000 €. Pour les bibliothèques spécialisées, le tarif est fonction du nombre de notices de la base.





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