Procédures et astuces

Editer ses lettres (aussi) par mail

à compléter et... NE CONCERNE PAS ACTIVE REPORT

Les envois de lettres par mail, c’est moins cher, c’est plus rapide, c’est plus moderne (que le courrier papier), donc si on peut essayer de le mettre en place...

Ce modus operandi est encore très incomplet... mais toute contribution, toute précision est bienvenue. Il est grandement inspiré du document d’OPSYS intitulé « Édition par email ALOES 2006.doc » daté du 11/01/2006 – 1704 Kio.

L’envoi de lettres par mail a été testé avec succès sur ces configurations :

  • Aloes version 1.4.1 / 1.6.0 patch 3 / 1.8.0 patch 1
  • Outlook 2000
  • Word 2000
  • Expressclicyes 1.2
  • Windows XP Pro SP3 et Windows 2000
    (merci de me signaler les autres configurations fonctionnelles)

1- Paramétrage du logiciel de messagerie

Un logiciel de messagerie (Outlook ou Outlook express) DOIT être installé sur le ou les postes informatiques qui serviront à effectuer des envois par mail ou par papier.

Assurez-vous tout d’abord d’avoir une messagerie configurée correctement avec Outlook ou Outlook express. Opsys préconise l’utilisation d’Outlook Express à partir de la version 5.0 ou Outlook (version ?).

Avis aux utilisateurs de Thunderbird et/ou d’Openoffice : tout rapport d’expérience réussie (avec indication sur les versions utilisées) serait le bienvenu !


- Avec Outlook Express, dans le menu Outils > Options > onglet Envoyer, décocher l’option "Toujours placer les destinataires de mes messages dans mon carnet d’adresses »

- Avec Outlook Express version 6, dans le menu Outils > Options > onglet Sécurité, décocher l’option "M’avertir lorsque d’autres applications essaient d’envoyer des messages électroniques de ma part"

- Dans Internet Explorer, paramétrez Outlook Express ou Oulook comme messagerie par défaut, dans le menu Outils > Options internet > Programmes > Programmes internet > Courrier électronique.

- Configuration de l’expéditeur Avec Outlook express, l’adresse et la signature de l’expéditeur se paramètrent dans le menu Outils > Comptes > onglet Courrier. Si vous utilisez Outlook avec un serveur Exchange, c’est votre service informatique qui pourra modifier l’adresse de l’expéditeur. Vous pouvez modifier votre signature dans le menu Outils > Options > Format du courrier > Signature > Sélecteur de signature

2- Paramétrage côté Aloes

Lancez le programme Aloesconf.exe situé dans C :\Program files\Opsys\Aloes\Outils Dans l’onglet Prêt1, vérifiez que le chemin des modèles de lettres de rappel et de réservation est correct. Dans cet exemple, tous nos modèles sont bien stockés dans le dossier d’origine.

Passons ensuite à l’onglet Mail

- Vous pouvez ici exclure certains niveaux de rappel des envois par mail (dans notre cas, le 4e rappel et dernier rappel, que nous envoyons plus officiellement par courrier)
- On choisit le format de l’envoi, texte ou HTML. Nous avons choisi le format texte, plus léger (1 Kio !), lisible immédiatement par toutes les messageries en ligne et tous les logiciels de messagerie.
- On peut placer le courrier à pièce jointe, chose à mon avis à éviter : la pièce jointe peut être bloquée (doc. Word considéré comme porteur possible de virus), et l’usager est moins enclin à ouvrir la pièce jointe (s’il voit qu’il en a reçu une !)

- Les paramètres Serveur SMTP, Nom de l’expéditeur et adresse mail de l’expéditeur sont à demander à votre DSI (direction des Services Informatiques) qui vous ont configuré une adresse email
- Les onglets « Lettres de rappel » , « Lettres de réservation » sont parlants : vous pouvez définir un objet particulier (il est souhaitable de vous identifier comme Bibliothèque/médiathèque xxxxx : les usagers qui recevront le message le repèreront plus facilement )
- Nous n’utilisons pas les deux derniers onglets « Lettres de relance » et « Avis de passage »
- La zone « texte du message » ne sert plus à rien, dixit Opsys !

3- Paramétrage des modèles de lettre

Les modèles de lettres de rappel et de réservation doivent être correctement configurés. Ils se situent normalement dans C :\Program files\Opsys\Aloes\Modeles

4- Paramétrage des fiches d’emprunteur

Pour que les emprunteurs reçoivent des emails,
- leur adresse email doit être renseignée sur leur fiche (!) en 115$e
- la zone « Adresse pour envoi du courrier » sous l’adresse email en 115$x doit être cochée
- la zone « Adresse pour envoi du courrier » sous l’adresse postale en 210$x doit être décochée

Si les DEUX zones « Adresse pour envoi du courrier » sont cochées, c’est un mail qui sera généré.

5- Test

Testez tranquillement votre paramétrage... avec votre carte ou celles de vos collègues (vous avez sans doute un quota « interne » ou « bibliothécaires », n’est-ce pas ?

Prenons les lettres de réservation. Après édition des lettres, nous choisissons systématiquement l’option « E-mail ou imprimer », sachant que les mails sont directement envoyés et les lettres imprimées (si une imprimante est connectée).

Nous choisissons ensuite l’action « Tester » qui nous génére deux documents Word, l’un concernant les adresses postales, l’autre les adresses email. Le premier peut éventuellement être réimprimé s’il y a eu un soucis d’impression.

6 – Validation de l’envoi des courriers par mail

Une fonction de sécurité liée à Windows (XP, et sans doute Vista et Seven) génére un message d’alerte à chaque envoi de mail généré par Word. Cela devient ingérable dans le cas d’envoi de mails par dizaines. Il est heureusement possible de passer outre ces messages avec le programme –gratuit- ExpressClickYes disponible à l’adresse suivante : http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ (téléchargement du fichier d’installation ICI )

Problèmes restants :

  • Adresses emails incorrectes : soit nous signalons au lecteur par un piège sur sa carte que son adresse est à corriger, soit nous réactivons son adresse papier pour envoi classique MAIS la version 1.8.0 propose un contrôle à minima des adresses email (ex. alerte si pas d’arobase)
  • Il n’est pas possible de faire deux modèles de lettres, l’un pour l’impression papier, l’autre pour un envoi par mail. Il semblerait que le module Active report sur les version les plus récentes d’Aloes le permettent (à vérifier)
  • La mise en page des courriers envoyés par mail reste donc TRES sommaire avec l’outils classique (pas de logos...)
  • Pas de possibilité d’annuler les envois par mail : une fois parti, pas de retour, au contraire des lettres papier dont l’envoi est moins « immédiat ».


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Commentaires

2 Messages de forum

  1. Editer ses lettres (aussi) par mail

    Bonjour,

    Petite précision : ce modus operandi ne concerne pas l’envoi par courriel des lettres avec Active Report (option possible à partir d’Aloès 170, je pense !)

    Didier Paris

    Chargé des domaines numérique et informatique documentaire

    Bibliothèque de Couëron

    par VILLE DE COUERON | 29 août 2012, 11:29

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    1. Editer ses lettres (aussi) par mail

      Absolument : je ne désespère pas de faire le même genre d’article pour Active report prochainement...

      par Sylvain DEFLACHE | 2 octobre 2012, 16:54

      Répondre à ce message



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