Procédures et astuces

Préparer une procédure de récupération de notices

Stage « récupération de notices bibliographiques) 25 et 26 juin 2007 Jean-Paul Gaschignard

Préparer une procédure de récupération de notices

Ce découpage par étapes est volontairement caricatural : en pratique, on travaille souvent à plusieurs étapes en même temps : vérifier une possibilité d’un réservoir de notices et les possibilités d’automatisation des procédures avec votre logiciel, veiller aux enveloppes financières…

Mais il est important de bien se poser toutes les questions

La définition d’une procédure est un processus itératif : en fonction des possibilités, on imagine une procédure ; puis on vérifie que toutes les conditions pour la mettre en œuvre sont bien remplies ; si elles ne le sont pas, on imagine une nouvelle procédure

1ère étape : analyser les besoins et les possibilités

- quel type de bibliothèque : municipale, BDP, bibliothèque spécialisée…
- de quelle taille : combien d’agents, possibilité ou non de services spécialisés…
- avec quels documents : livres, documents sonores, périodiques…
- avec quel public (de quels types de recherches documentaires a-t-il besoin ?)
- quel budget disponible pour la récupération de notices (logiciels, matériels, connexions, abonnements…)
- dans quel environnement : aide ou non d’une direction informatique, visas nécessaires pour les décisions à prendre…
- avec quel catalogue déjà existant : de bonne qualité, très sommaire, irrégulier…
- avec quel logiciel : fonctionnalités de récupération de notices proposées par le fournisseur du logiciel, échanges d’expériences possibles par le club d’utilisateurs du logiciel, ergonomie du logiciel…

2ème étape : en fonction des documents dont il faut récupérer les notices, des niveaux de qualité souhaités, des paramètres financiers, choisir les réservoirs à privilégier

3ème étape : en fonction de ces moyens et objectifs, définir la stratégie de récupération

Chercher à récupérer rapidement des notices de qualité faible, ou à plus long terme des notices de meilleure qualité ? ou combiner les deux dans un processus à étapes ?

Stratégies possibles :

Récupération rapide de notices de qualité faible

Création de notices sommaires puis remplacement par des notices de bonne qualité

pouvant se combiner à :

Récupération rapide de notices de qualité faible puis remplacement par des notices de bonne qualité

4ème étape : en fonction de cette stratégie, et des moyens en personnel, définir les choix en matière de qualité des notices bibliographiques et des fichiers d’autorité

Quelle stratégie dans ce domaine ? des choix très différents sont possibles :

La stratégie Dominique Lahary : on ne contrôle pas la qualité des notices, cela prend trop de temps

D’autres choix sont possibles mais dans tous les cas ils doivent être raisonnés et méthodiquement évalués

Toute étape de correction demande du temps (et du temps régulièrement tout au long de l’année : cela fait vite beaucoup de temps !) et du personnel qualifié

En pratique on ne peut pas tout contrôler dans les notices : s’il y a contrôle, il faut choisir les points à contrôler, et qu’ils soient en nombre limité

Contrôle-t-on la cohérence des fichiers d’autorité ? c’est souvent utile pour éviter trop de confusion dans les noms d’auteurs.

5ème étape : en fonction des stratégies envisagées, de la taille de la bibliothèque, de ses moyens, définir l’organisation du processus

Qui cherchera les notices à récupérer ? qui les contrôlera ? qui corrigera les fichiers d’autorité ? Qui catalogue quand la notice ne peut pas être récupérée ?

Plus il y a de catalogueurs, plus il est difficile de faire respecter des règles communes et de garder une base cohérente ; or la cohérence de la base est essentielle pour :
- obtenir une recherche documentaire performante
- faciliter les futures réinformatisations et/ou participations à des catalogues collectifs

Plus les personnes qui participent au catalogage et à la correction des données sont nombreuses, plus il faut prévoir de temps pour veiller à ce que tout le monde applique les mêmes règles

6ème étape : maintenant que vous avez défini votre procédure, vérifiez la faisabilité de l’ensemble

Est-ce-que ce que j’ai défini entre bien dans les budgets disponibles ? Combien de temps de travail cela va-t-il prendre ? par mois ? par an ? Quels sont les temps de formation ou de discussion collective à prévoir ?

7ème étape : documenter entièrement la procédure

Pour qu’elle soit appliquée rationnellement par tous, pour que les personnes qui y travailleront après vous s’y retrouvent, il est important de mettre par écrit tous les éléments nécessaires :

- des aide-mémoire détaillés expliquant les étapes à mettre en œuvre et les commandes à utiliser (pour décourager les adaptations sauvages, souvent faites sans prévenir)

- une documentation expliquant la qualité souhaitée pour votre base bibliographique, les points sur lesquels la qualité est contrôlée, les interprétations du format que vous avez faites localement (interprétations légitimes, autorisées par le format employé, ou illégitimes : dans ce cas, il est très important que ces règles soient fixées très clairement et respectées ; par définition, quand vous réinformatiserez, votre nouveau fournisseur ne connaîtra pas ces adaptations illégitimes)

9ème et dernière étape : mise en œuvre

Il n’y a plus qu’à faire en attendant la prochaine modification de la procédure : opportunité offerte par un réservoir de notices ou par votre fournisseur de logiciel, urgences diverses…





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